Een evenement organiseren

  • Wilt u een groot evenement organiseren, zoals een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan.
  • Evenementen waarvoor een vergunning nodig is, worden ingedeeld in drie categorieën: A, B of C. In welke categorie uw evenement valt, is onder andere afhankelijk van de (veiligheids)risico’s die het evenement met zich meebrengt. Het verschil tussen de categorieën leggen we uit op de eerste pagina van het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning. 
  • Hoelang de procedure van de vergunningsaanvraag duurt, verschilt per categorie. Uiteraard proberen wij uw aanvraag zo snel mogelijk af te handelen. U kunt ons daarbij helpen door uw vergunningsaanvraag zo compleet mogelijk in te dienen. Als u een evenement organiseert bent u ook verantwoordelijk voor de veiligheid en het naleven van de coronarichtlijnen tijdens het evenement. Daarom is het belangrijk dat u bij uw aanvraag aangeeft hoe u dit regelt. Wanneer uw aanvraag niet helemaal compleet is, kan het zijn dat het langer duurt voordat u weet of uw evenement door kan gaan. Als u een aanvraag bij ons hebt ingediend laten wij u weten hoelang wij nodig denken te hebben voor de aanvraag. De procedure kan tot 16 weken duren.
  • Kleine, eendaagse evenementen - zoals een straatfeest of buurtbarbecue – hoeft u  vaak alleen te melden. Doe dit minstens twee weken voordat het evenement plaatsvindt. In sommige gevallen is namelijk wel een vergunning nodig. Bijvoorbeeld als er een springkussen of een ander (gecertificeerd) object wordt geplaatst. In het meldingsformulier leest u wanneer u een evenementenvergunning moet aanvragen. Wij raden u aan op tijd te kijken of u een vergunning nodig heeft of dat een melding voldoende is. Wanneer u een vergunning moet aanvragen, kan het tot 16 weken duren voordat er een besluit wordt genomen over uw vergunningsaanvraag.
  • Als uw melding akkoord is, bevestigen wij dit per e-mail aan u. Wij willen u erop wijzen dat u zelf verantwoordelijk bent voor het naleven van de coronarichtlijnen tijdens het evenement.
  • Wilt u tijdens uw evenement  alcohol verkopen? Dan moet u eerst een ontheffing voor de Drank- en Horecawet aanvragen (pdf, 47 KB).
  • Wilt u een standplaats innemen op de openbare weg? Dan heeft u een standplaatsvergunning (pdf, 60 KB) nodig.
Evenementenvergunning aanvragen Evenement melden (pdf, 172 KB)

Kosten

Soort evenement Kosten vergunning
Evenementen met een laag risico €75,80
Evenementen met een verhoogd risico €378,90
Evenementen met een grote impact op de omgeving en capaciteit van de hulpverleningsdiensten €606,15

Indien u wegen gaat afsluiten waar lijnbussen over heen rijden, dient u busmaatschappij Keolis over dit evenement te informeren. Dit kan via het e-mailadres infrabeheer@keolis.nl of via het telefoonnummer 088-0331360.

Als u een wedstrijd op de weg wilt houden, bent u verplicht om een verklaring van bezwaar aan te vragen. Dit doet u door hetaanvraagformulier (pdf, 312 KB) in te vullen en af te geven of op te sturen naar de gemeente. U moet het aanvraagformulier inclusief de bijlagen minimaal acht weken voor de  wedstrijd opsturen. Wanneer het wedstrijdparcours door meerdere gemeentes loopt, vraagt u dan ook een ontheffing aan bij de desbetreffende provincie.

Bij evenementen zorgen verkeersregelaars ervoor dat het verkeer goed kan doorrijden. Dit is bijvoorbeeld nodig bij een wielerronde, braderie, of een muziekevenement. 

U mag niet zomaar als verkeersregelaar aan de slag. Hiervoor moet u aangesteld zijn door de gemeente en een e-learning met een goed gevolg hebben afgerond.

Om verkeersregelaar te kunnen worden, gelden de volgende voorwaarden:

  • U bent minimaal 16 jaar oud
  • U heeft instructies voor verkeersregelaar gekregen

Is de evenementenverkeersregelaar jonger dan 18 jaar? Dan mag hij of zij alleen werken op wegen waar:

  • niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur
  • voldoende straatverlichting is als het donker is of het zicht slecht is

Voor meer informatie over het inzetten van verkeersregelaars, het volgen van een instructie of het doen van examen, ga dan naar: https://www.verkeersregelaarsexamen.nl/

Organiseert u een activiteit of evenement en wilt u dit lokaal onder de aandacht brengen? Dan kunt u een aankondiging (laten) plaatsen op  de evenementenkalender op deze website. U kunt hiervoor een e-mail sturen naar communicatie@woudenberg.nl. Het evenement komt dan 1 of 2 weken van te voren op de digitale borden te staan.